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檔案應用服務專區

  • 檔案應用服務說明

為健全政府機關檔案管理,促進檔案開放與應用,方便民眾深入了解檔案應用,本所訂定檔案閱覽作業要點,歡迎您依據該要點規定申請閱覽、抄錄或複製本所檔案。

臺中市北屯區戶政事務所檔案閱覽作業要點 

中華民國102年12月15日訂定
中華民國105年12月20日修訂
 中華民國110年  5月13日修訂

一、臺中市北屯區戶政事務所(以下簡稱本所) 為辦理檔案法第十七條有關申請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用事項,特訂定本要點。

二、申請閱覽、抄錄或複製檔案者,應填具申請書【附表一】並敍明理由向本所提出,並應載明下列事項:

(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住()所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住()所。

(二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住()所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書【附表二】;如係法定代理者,應敍明其關係,並檢具相關證明文件影本。

(三)檔號、文()號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊。

(四)申請項目。

(五)申請目的。

(六)有使用檔案原件之必要者,其事由。

(七)申請日期。

外國人申請檔案應用,應依政府資訊公開法第九條第二項規定,以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限。

第一項申請書得以親自持送或以書面通訊方式為之;其經申請人以符合電子簽章法第十條規定之憑證簽署者,以電子文件向各機關指定之資訊系統申請,或於各機關網站或其他電子設備所建置之電子表單申請。

三、申請應用檔案,各承辦單位非有法律依據不得拒絶。但有下列情形者,不在此限:

(一)有關國家機密者。

(二)有關犯罪資料者。

(三)有關工商秘密者。

(四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

(五)有關人事及薪資資料者。

(六)依法令或契約有保密之義務者。

(七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

四、收受申請書後,應依權責,由文書單位收文掛號,分文至所申請檔案之現行職掌單位(以下簡稱承辦單位)依下列程序辦理:

(一)承辦單位辦理檔案應用申請案,應先檢視申請書所載事項及所附資料是否符合規定,如有不合規定程式或資料不全者,應開立一次告知單【附表三】通知申請人(代理人)七日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回申請。

(二)申請案件之准駁,應自受理之日起三十日內,以書面通知申請人。如有補正資料者,自申請人(代理人)補正之日起算。駁回申請者,並應敘明理由。

(三)為提供檔案申請准駁之參考,承辦單位應依規定辦理檢調,並就檔案內容能否提供應用擬妥檔案應用申請准駁通知書、准駁表及准駁清單【附表四】並同申請書或相關文件,簽陳機關權責長官核可。准駁通知書應載明下列事項:

    1.檔案應用准駁之意旨。

    2.檔案應用方式、時間及處所。

    3.檔案應用注意事項及收費標準。

    4.應攜帶之相關證明文件。

(四)申請案件經核准者,承辦單位應就核准應用項目於檔案應用約定日期前備妥檔案。核准應用之檔案,除申請應用檔案原件經核准者外,應以提供複製品為原則。如僅其中一部份有應限制公開或提供之情形,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。

五、申請人(代理人)申請閱覽、抄錄或複製檔案時,如需複製郵寄服務者,承辦單位應先收取申請人(代理人)繳交之郵資、處理費及複製費用後,將檔案複製品併同收據寄交申請人(代理人)

六、申請人(代理人)至本所閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示准駁通知書及身分證明文件並完成登記程序後,始得閱覽檔案。

七、承辦單位將檔案交付申請人(代理人)使用時,應請其於檔案應用簽收單【附表五】簽名。

八、申請人(代理人)應用檔案原件時,應由承辦單位人員陪同為之。申請人(代理人)申請閱覽檔案,一律在本所指定閱覽處所為之,並應當日歸還,申請人(代理人)如需暫時離開,應將檔案交予承辦單位,不得攜出閱覽處所。檔案閱覽完畢應予歸還,並由承辦單位點收無誤後,始將身分證明文件交還申請人。

九、閱覽或抄錄檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為:如有發生下列情形者,本所得停止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。

(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二)拆散已裝訂完成之檔案。

(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

十、有關抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。

十一、檔案應用完畢,承辦單位應當場檢視歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形;如有污損、破壞等不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記後並依第九點規定辦理。

十二、應用檔案應於當日歸還,如未能於當日應用完畢者,承辦單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,再行約定應用日期。

十三、閱畢檔案歸還承辦單位經點收無誤後,承辦單位應於檔案應用簽收單上註記還卷並將一聯交付申請人(代理人)

十四、檔案應用完畢還卷後,承辦單位應收取閱覽、抄錄或複製檔案之費用,並開立收據併同檔案複製品,交予申請人(代理人)

十五、閱覽、抄錄或複製檔案之費用除其他法令另有規定外,應依國家發展委員會檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收費標準規定收費【附表六】為之。

十六、本所檔案開放應用時間除例假日及國定假日外,為星期一至星期五上午九時至十一時,下午十四時至十六時。

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  • 市府分類: 戶籍兵役
  • 最後異動日期: 2021-05-18
  • 發布日期: 2012-06-25
  • 發布單位: 臺中市北屯區戶政事務所
  • 點閱次數: 1320